Risorse FINANCE | 27/10/2016

Audit e controllo di gestione: come sfruttare al meglio le informazioni della contabilità?

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È fondamentale disporre di strumenti adeguati

I vantaggi per le aziende che sfruttano al meglio i dati contabili sono immediati sia a livello di controllo interno sia a livello di gestione delle performance.
Soluzioni di audit e controllo di gestione come, ad esempio, quella di Talentia Software comprendono già, al loro interno, analisi e dashboards etichettate per settore che consentono, tra le altre cose, di identificare 12 indicatori chiave da monitorare e sono arricchite da funzioni di export in Excel, in PDF e in PowerPoint.
Ogni gruppo presente in azienda, compresi i manager che non hanno accesso diretto alla contabilità, potrebbe rapidamente gestire e creare report e trasmetterli con facilità ad altri manager, agli azionisti e anche allo staff, a seconda del livello gerarchico corrispondente. Questo processo è importante perché, in caso di malfunzionamento, esso consentirebbe di adattare rapidamente i processi e il sistema al fine di attuare le azioni necessarie.
Si potrebbe supporre, vista l’importanza crescente che le problematiche legate all’audit interno e al controllo di gestione stanno rivestendo, che le aziende sappiano sfruttare al meglio i propri dati contabili per rafforzare il controllo interno, garantire una certa sicurezza e prevenire frodi.
Allo stesso modo, si ipotizza che le aziende siano abituate a monitorare regolarmente i propri database contabili per gestire al meglio le attività, migliorare le performance operative e assicurare le migliori relazioni possibili con fornitori e clienti.
In realtà chi la pensa in questo modo, sbaglia in entrambi i casi.
Spesso capita di incontrare le aziende per discutere con loro di soluzioni utili a migliorare tali aspetti e, altrettanto spesso, ci si ritrova, con stupore, di fronte alla facilità con cui tali aziende potrebbero accedere ad alcuni indicatori chiave, a dati che sono già contenuti in ogni sistema gestionale, ma che vengono utilizzati poco e male.
Questo cattivo utilizzo delle informazioni probabilmente dipende dal fatto che le imprese non sanno esattamente ciò che sono in grado di controllare e spesso non possiedono gli strumenti giusti per accedere facilmente ai dati.

Quali elementi è necessario monitorare?

In un’azienda la fiducia non esclude il controllo. Quest’ultimo infatti non è solo necessario ma dovrebbe rappresentare la norma, non dedicargli sufficienti energie e risorse metterebbe rapidamente a rischio l’organizzazione.
Ecco alcuni esempi:

  • Gran parte dei rischi di frode possono essere facilmente evitati monitorando regolarmente i repository dei dati a rischio.
    Il caso più emblematico è rappresentato, naturalmente, dalla modifica dei dati bancari contenuti nel sistema. In una situazione del genere è essenziale che il sistema informativo sia in grado di allertare la Dirigenza, o gli addetti al controllo interno, in caso di anomalie ed è fondamentale che l’informazione venga notificata a chi di dovere anche qualora la situazione non dovesse sembrare a rischio.
    In generale una modifica è legittima ma, qualora non lo fosse, sapere chi e quando l’ha effettuata proteggerebbe l’azienda e, ovviamente, scoraggerebbe i disonesti.
  • La cosiddetta analisi dei punti oscuri è un ulteriore esempio.
    A volte si tende a pensare che la relazione con un cliente sia particolarmente interessante e che essa crei un certo valore aggiunto per l’azienda. Allo stesso modo, si potrebbe dedurre che un commerciale sia particolarmente performante a giudicare dal numero dei contratti firmati.
    Avere una visione corretta del rapporto fatturato/servizi permette di confermare o confutare tali percezioni. Quando i servizi erogati superano il 40% del fatturato, si potrebbe dedurre che il cliente non sia poi così interessante e che il commerciale possa non essere così performante come si pensava.

Seguendo un ragionamento simile, potrebbe essere utile calcolare e analizzare, anche sullo storico, il DSO (Days Sales Outstanding), ovvero la media dei giorni che un’azienda impiega per ricevere i pagamenti dopo che è stata effettuata una vendita (da ogni cliente e commerciale).
In questo caso si avrebbe facile accesso a indicatori la cui analisi consentirebbe di diventare più performanti e, se necessario, di intraprendere velocemente alcune azioni correttive.
Tali azioni sono riassumibili come segue:

  • Monitorare le scadenze di pagamento dei fornitori è fondamentale per migliorare le relazioni con questi ultimi e negoziare i prezzi agendo sulle condizioni di pagamento. A seconda dei casi, si potrà guadagnare negoziando su due parametri anziché su uno solo;
  • Analizzare il periodo compreso tra la data di ricezione di una fattura in azienda e la data del suo inserimento in contabilità. Questa potrebbe sembrare un’osservazione scontata ma essa mostra in maniera lampante la necessità di ottimizzare i processi messi in atto all’interno dell’organizzazione;
  • Incrociare di volta in volta le informazioni contabili “vere” con quelle presenti nel CRM ed eventualmente individuare le differenze. Ovviamente tale operazione è utile per non lasciarsi indurre in errore e non mettere a rischio l’impresa.

Prevenire anziché curare

I sistemi contabili sono colmi di informazioni il cui monitoraggio permette di analizzare l’attività della società e i vari flussi, tracciare le azioni e le modifiche apportate all’interno del sistema e monitorare gli indicatori chiave.
Il fine ultimo è quello di ottenere una visione chiara e facilmente condivisibile della situazione aziendale e, naturalmente, di proteggere l’impresa.
Spesso le organizzazioni arrivano a dotarsi di questo genere di soluzioni troppo tardi, a volte il loro utilizzo viene infatti considerato necessario solo a seguito di una frode o di un problema riscontrato nelle procedure di controllo interno.
Eppure tali strumenti sono ormai accessibili anche alle PMI, si ripagano nel breve termine e producono validi e oggettivi vantaggi per l’azienda.

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