Risorse HR | 29/09/2020

Banca Ifis e il progetto di Performance Management con Talentia

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L’azienda

Il Gruppo Banca Ifis è un player attivo nello specialty finance. Le principali attività di business sono: servizi e soluzioni di credito alle imprese e acquisizione/gestione di portafogli di crediti deteriorati. Fondata nel 1983 da Sebastien Egon Furstenberg, attuale presidente, Banca Ifis è quotata dal 2003 alla Borsa di Milano (segmento Star). La società è cresciuta molto negli ultimi 10 anni, passando da circa 300 dipendenti a 1800.

L’esigenza

Il business model del Gruppo è caratterizzato da una forte identità digitale e web. Banca Ifis da anni sta spingendo sull’acceleratore della trasformazione tecnologica.

In questo contesto di continua innovazione, si inserisce anche la digitalizzazione dei processi HR: un’occasione per ridefinire, in ottica di miglioramento, i processi da parte della stessa Direzione HR al fine di integrarli in un’unica piattaforma e digitalizzarli, automatizzando attività operative e liberando tempo per attività a maggiore valore aggiunto. Inoltre, è stata un’opportunità per avere a disposizione maggiori informazioni da poter utilizzare nelle fasi decisionali e per migliorare l’esperienza di collaboratori e manager.

 

Il progetto

Il progetto, denominato Ifis Talent, ha comportato l’analisi dei principali processi HR interessati dal cambiamento prima di configurare e implementare le funzionalità digitali a supporto. I principali processi creati e/o modificati sono stati: gestione fascicolo del dipendente, organigrammi, gestione del processo di valutazione e feedback, gestione del processo di revisione salariale, gestione della pianificazione e dell’organizzazione della formazione in aula e a distanza.

Il primo passo è stato il lancio del nuovo sistema di Performance Management, sviluppato da Talentia Software, nel gennaio 2018. Nei mesi successivi sono state progressivamente aggiunte altre funzionalità, come: la possibilità di visionare l’organigramma aziendale, una rubrica per contattare i colleghi, l’assegnazione degli obiettivi da parte del responsabile e la possibilità di rilasciare feedback ai collaboratori in maniera continua. In particolare, in merito alla funzionalità del continuous feedback, i manager possono rilasciare diverse tipologie di feedback ai propri collaboratori (raggiungimento degli obiettivi, competenze acquisite, suggerimenti per migliorarsi e valutazione di competenze extra rispetto agli obiettivi fissati) utilizzando modalità vicine al mondo dei social network e della comunicazione istantanea, come i “like” o il “rating di stelline”.

Uno dei passaggi più importanti del progetto è stata l’aggiunta del modulo per la formazione che è stato attivato a luglio 2018 e che ha abilitato l’integrazione tra la valutazione delle prestazioni e le azioni di sviluppo. La piattaforma è costituita da pillole digitali, visibili a tutti, e cataloghi di formazione d’aula a cui si può accedere tramite processi autorizzativi legati al processo di Performance Management: durante il colloquio, il collaboratore e il manager scelgono il corso formativo in base ruolo ricoperto e il profilo di competenze. Nel catalogo dei corsi è possibile, inoltre, selezionare fino a 3 preferenze (logica Amazon) per i corsi non obbligatori: essendo i corsi basati principalmente sullo sviluppo di competenze tecniche, in questa maniera, oltre a mappare le richieste maggiori, si monitorano gli aspetti più critici lato esigenze formative, attivando in un secondo momento i corsi maggiormente scelti.

Nel 2019 sono avvenuti ulteriori cambiamenti importanti, tra cui la digitalizzazione del sistema premiante. Sulla base dei feedback relativi alle attività dell’anno precedente, vengono consegnati i relativi premi di risultato ai dipendenti. I manager inseriscono nel sistema la propria valutazione, approvata poi dal referente HR e successivamente visibile nella pagina del collaboratore. In questo modo, i dati inseriti sono soggetti ad un aggiornamento automatico.

A giugno 2019 sarà inserito nella piattaforma anche il processo di onboarding, ossia il percorso per i neoassunti, che diventerà più strutturato e soprattutto sarà in grado di accompagnare la risorsa dal suo primo giorno in azienda per tutti i 3 mesi successivi. Il modulo prevede 3 diversi percorsi a seconda del livello di inquadramento, ognuno con appositi contenuti formativi, la possibilità di rilasciare e chiedere feedback e particolari percorsi di mentoring.

 

I risultati

L’elemento chiave di successo del progetto è sicuramente il valore legato alla maggiore disponibilità delle informazioni HR, percepito da tutti gli attori coinvolti nei vari processi:

  • Lato HR, oltre ad una ‘user experience’ più efficace, la concentrazione in un’unica piattaforma di tutti i dati HR ha aumentato l’efficienza delle attività e l’affidabilità delle informazioni e ha permesso di monitorare indicatori sui dipendenti e sui processi. Lanciando nuovi processi, l’HR ha potuto anche influenzare maggiormente gli aspetti motivazionali dei dipendenti.
  • Lato Manager, la disponibilità di nuovi strumenti per monitorare dati e informazioni sui propri collaboratori (livelli contrattuali e retributivi, formazione, performance) ha fatto maturare una maggior autonomia e crescita professionale. Sicuramente il ruolo del manager sta cambiando radicalmente, spinto da interventi formativi e da un maggiore coinvolgimento sui processi.
  • Lato Employee, un maggior coinvolgimento legato all’accesso a informazioni nelle aree della formazione e sviluppo.

Ad oggi è già possibile comunque avere evidenza dell’impatto positivo portato dall’innovazione nell’area HR della banca:

  • Dal punto di vista della Formazione, da gennaio è stato registrato un aumento delle ore dedicate alla formazione dal 27% al 36%; tenendo conto che le video pillole durano pochi minuti, questo significa che le persone hanno apprezzato molto le nuove modalità di erogazione;
  • Dal punto di vista del Performance Management, la piattaforma ha consentito di presidiare maggiormente il processo sia da un punto di vista qualitativo che quantitativo: il 90% delle persone ha ricevuto il feedback entro il termine previsto inizialmente;
  • Dal punto di vista del Sistema Premiante, il processo ha consentito di ridurre notevolmente il tempo dedicato ad attività di stampa delle lettere cartacee (circa 3 settimane), considerando che si generavano automaticamente dal sistema durante il feedback del proprio Responsabile.

 

Gli sviluppi futuri

Ci sarà un’ulteriore evoluzione del tool del Continuous Feedback. Verrà introdotto un meccanismo di segnalazione di pillole formative digitali in automatico a supporto dei feedback di miglioramento secondo la logica del miglioramento continuo. Inoltre, lo strumento verrà esteso a tutta la popolazione, quindi non solo dai manager verso i collaboratori, ma anche tra i colleghi della stessa area organizzativa e da parte dei colleghi verso il proprio responsabile. Anche la formazione sarà arricchita di nuovi contenuti. Si aprirà la biblioteca Knowledge Sharing, ad oggi presidiata solo dalla Direzione HR, con il progetto WeKnow: tutti i dipendenti potranno contribuire a costruire la raccolta digitale caricando sulla piattaforma file diversi inerenti al percorso di formazione. Per questo verrà avviato un processo autorizzativo e di convalida del contenuto che coinvolgerà in primis il responsabile di chi vuole caricare un materiale per la formazione e poi un ulteriore passaggio con il team HR. Coloro che condivideranno più documenti o ne fruiranno in maniera maggiore saranno oggetto di riconoscimento pubblico con crediti formativi e premi a fine anno. Anche il processo di Performance Management si evolverà attraverso l’introduzione della People Performance Map: uno strumento facile ed immediato per gestire la fase di Middle Review. Una parte importante sarà poi dedicata alla fase di ricerca e selezione, nella logica di integrare sempre più i processi HR, alla mappatura dei Talenti e ai percorsi di crescita.

Oltre ai contenuti, in futuro l’azienda introdurrà l’app mobile dei processi HR per la gestione di alcune funzionalità come i feedback continui e alcuni step dell’onboarding.

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